Team Meetings & Retrospectives

Interne team meetings, standups en retrospective verslagen. Dit document bevat een overzicht van alle sprintgerelateerde meetings en verbeterpunten die uit evaluatiesessies zijn gekomen.

---

📊 Overview

Dit document documenteert:

• ✅ Wekelijkse retrospectives per sprint
• 🎯 Sprint planning & reviews
• 📋 Actiewerkpunten en verbeteringen
• 📅 Project milestones en timeline
• 🔄 Proces evaluaties

Retrospectives per Sprint

Retrospectives zijn de voornaamste evaluatiemoment waar het team gezamenlijk terugkijkt op de afgelopen sprint, successen viert en verbeterpunten identificeert.

Sprint 5 - December 2025

Retrospective 22 December (Project Afsluiting)

• Status: ✅ Afgerond
• Focus: Eindproject evaluatie, deployment voorbereiding
• Hoogtepunten:
  • Succesvolle final feature implementatie
  • Deployment strategie finaal goedgekeurd
  • Database optimalisatie succesvol
• Verbeterpunten:
  • Betere communicatie met devops team nodig
  • Security testing eerder in process integreren
• Actiepunten:
  • Security audit afronden vóór live
  • Performance tests runnen op prod
  • Deployment checklist voltooien

Retrospective 8 December (Sprint 5 Afsluiting)

• Status: ✅ Afgerond
• Focus: Sprint evaluatie, final push naar deployment
• Hoogtepunten:
  • Admin portal voltooid met alle features
  • Backend API stabiel en performant
  • User testing succesvol
• Verbeterpunten:
  • Testing coverage kon hoger zijn
  • Documentation lichtjes achterlopen
• Actiepunten:
  • [ ] Unit test coverage naar 80%+ brengen
  • [ ] API documentation updaten
  • [ ] Performance baseline bepalen

Sprint 4 - November 2025

Retrospective 25 November (Sprint 4 Mid-point)

• Status: ✅ Afgerond
• Focus: Sprint feedback en proces optimalisatie
• Hoogtepunten:
  • User dashboard feature-complete
  • Positive user feedback ontvangen
  • Team velocity consistent gebleven
• Verbeterpunten:
  • Sprint planning underestimaties
  • CI/CD pipeline occasionally broken
• Actiepunten:
  • Planning meeting structure herzien
  • CI/CD pipeline betrouwbaarheid verbeteren
  • Deployment procedures standardiseren

Retrospective 13 November (Mid-project Review)

• Status: ✅ Afgerond
• Focus: Project halverwege - grote evaluatie
• Hoogtepunten:
  • Alle features on-schedule
  • Team collaboration zeer goed
  • Architecture solide en scalable
• Verbeterpunten:
  • Documentatie was achter
  • Cross-team communicatie kon beter
• Actiepunten:
  • Documentation sprint plannen
  • Duidelijke API contracts definiëren
  • Weekly sync frontend-backend toevoegen

Sprint 3 - November 2025

Retrospective 11 November (Sprint 3 Afsluiting)

• Status: ✅ Afgerond
• Focus: Team werkstroom en dynamica
• Hoogtepunten:
  • Sprint goals allemaal behaald
  • Positive team energy
  • Code review process werkend
• Verbeterpunten:
  • Meeting overload
  • Slack messaging chaotisch
• Actiepunten:
  • Meeting calendar consolideren
  • Communication protocol opzetten
  • Async documentation verbeteren

Sprint 1-2 - October 2025

Retrospective 16 October (Early Phase)

• Status: ✅ Afgerond
• Focus: Project start en setup evaluatie
• Hoogtepunten:
  • Environment setup smooth
  • Team onboarding succesvol
  • Initial features klaar
• Verbeterpunten:
  • Tooling setup kon sneller
  • Requirements definition wilde dieper
• Actiepunten:
  • Architecture documentation schrijven
  • Development environment guide maken
  • CI/CD pipeline opzetten

Regular Meetings & Schedule

Daily Standup

• Frequentie: Dagelijks (ma t/m vr)
• Tijd: 10:00 - 10:15 (15 minuten)
• Doel: Dagelijks alignment en blocker identificatie
• Standaard Agenda:
  1. Wat is gisteren afgerond?
  2. Wat staat vandaag gepland?
  3. Zijn er blockers of impediments?

Weekly Sprint Planning

• Frequentie: Maandag (begin sprint)
• Tijd: 14:00 - 15:00 (1 uur)
• Doel: Sprint scope bepalen, capaciteit plannen
• Standaard Agenda:
  1. Sprint doelstellingen & thema
  2. User stories uit backlog
  3. Story pointing & acceptatie criteria
  4. Team capaciteit afstemmen
  5. Sprint goal finaliseren

Weekly Sprint Review

• Frequentie: Vrijdag (einde sprint)
• Tijd: 15:00 - 16:00 (1 uur)
• Doel: Completed work demo, feedback verzamelen
• Standaard Agenda:
  1. Completed features demo
  2. Technical challenges & solutions
  3. Performance improvements
  4. Stakeholder feedback
  5. Voorbereiding retrospective

Weekly Retrospective

• Frequentie: Vrijdag (direct na review)
• Tijd: 16:00 - 17:00 (1 uur)
• Doel: Sprint evaluation, continuous improvement
• Standaard Agenda:
  1. Went Well - Wat ging goed?
  2. To Improve - Wat kan beter?
  3. Action Items - Wat passen we aan?
  4. Shoutouts - Team appreciatie
  5. Next Sprint - Focus areas

Project Milestones

Milestone	Datum	Status	Details
🚀 Project Start	Oktober 1, 2025	✅	Teams formed, environment setup
📦 Sprint 1 Complete	Oktober 15, 2025	✅	Core architecture, initial features
🎯 Sprint 2 Complete	Oktober 29, 2025	✅	Frontend framework, backend API
⚙️ Mid-Project Review	November 13, 2025	✅	Full feature scope confirmed
🎨 Admin Portal Complete	November 25, 2025	✅	All admin features deployed
📊 User Dashboard Complete	December 8, 2025	✅	Full user interface ready
🔒 Security & Testing	December 15, 2025	✅	All audits passed
🌐 Production Deployment	January 14, 2026	✅	Live on production

Key Metrics & Progress

Team Velocity

• Sprint 1-2 Avg: ~25 story points
• Sprint 3-4 Avg: ~32 story points
• Sprint 5 Avg: ~28 story points
• Overall Trend: Consistent & sustainable

Sprint Goal Completion

• Sprint 1: 100% ✅
• Sprint 2: 100% ✅
• Sprint 3: 95% ⚠️
• Sprint 4: 100% ✅
• Sprint 5: 100% ✅

Team Health

• Morale: Positive throughout project
• Communication: Improved after Sprint 3
• Collaboration: Excellent cross-team work
• Knowledge Sharing: Good internal documentation

Action Items Overview

Completed Actions

• ✅ CI/CD pipeline setup & optimization
• ✅ Architecture documentation finalized
• ✅ API contracts defined & documented
• ✅ Communication protocol established
• ✅ Testing strategy implemented
• ✅ Security audit passed

In Progress

• 🔄 Performance optimization monitoring
• 🔄 Deployment runbooks creation

Upcoming

• 📋 Post-launch monitoring setup
• 📋 Performance baseline tracking
• 📋 User feedback collection system